Google Drive este un instrument extrem de util pentru colaborare și stocarea fișierelor. Cu toate acestea, setările de partajare incorecte pot duce la scurgeri accidentale de informații sensibile.
Acest articol îți arată, “pe scurt”, cum să folosești Google Drive în siguranță și să previi expunerea datelor tale.
Înțelege opțiunile de partajare:
Google Drive oferă trei opțiuni principale de partajare:
- Restricționat (Restricted): Doar persoanele pe care le adaugi explicit au acces. Aceasta este cea mai sigură opțiune.
- Organizația ta (Your Organization): Toți utilizatorii din contul Google Workspace al organizației tale au acces. Potrivit pentru colaborarea internă.
- Oricine are linkul (Anyone with the link): Oricine are linkul poate accesa fișierul, fără a fi nevoie să se autentifice. Aceasta este cea mai riscantă opțiune.
Cele mai bune practici pentru prevenirea scurgerilor de date:
- Folosește “Restricționat” ca setare implicită: Partajează fișiere și foldere doar cu persoanele care au nevoie de acces.
- Evită “Oricine are linkul” pentru datele sensibile: Această opțiune ar trebui folosită doar pentru documente care sunt destinate publicului larg.
- Utilizează partajarea cu “Organizația ta”: Pentru colaborarea internă, aceasta este o opțiune mai sigură decât “Oricine are linkul”.
- Verifică periodic permisiunile: Revizuiește regulat cine are acces la fișierele și folderele tale. Accesează secțiunea “Partajate cu mine” (Shared with me) pentru a vedea ce fișiere și foldere au fost partajate cu tine. Elimină accesul persoanelor care nu mai au nevoie de el.
- Setează date de expirare: Când partajezi cu utilizatori externi, setează o dată de expirare pentru a revoca automat accesul.
- Folosește funcțiile Google Workspace (dacă este cazul): Dacă organizația ta folosește Google Workspace, utilizează funcții precum regulile de Prevenire a Pierderii Datelor (DLP) și jurnalele de audit pentru un control și o monitorizare sporite.
- Instruiește utilizatorii: Educația angajaților cu privire la practicile corecte de partajare a fișierelor este esențială.
- Dezactivează descărcarea, printarea si copierea pentru comentatori si vizualizatori. Această setare impiedică utilizatorii cu access limitat să descarce, printeze sau copieze fisierul.
Pași concreti:
- Când partajezi un fișier/folder:
- Click dreapta pe fișier/folder.
- Selectează “Partajează” (Share).
- În fereastra care se deschide, asigură-te că este selectat “Restricționat” (sau “Organizația Ta” dacă este cazul).
- Adaugă adresele de e-mail ale persoanelor cu care vrei să partajezi doar dacă este necesar.
- Click pe rotita dintata(settings) si debifeaza optiunea “Editorii pot schimba permisiunile și pot trimite” si “Cititorii și comentatorii pot vedea opțiunea de descărcare, imprimare și copiere”.
- Pentru a verifica permisiunile:
- Click dreapta pe fișier/folder.
- Selectează “Partajează” (Share).
- Vezi lista persoanelor care au acces.
- Elimină accesul celor care nu mai au nevoie de el.
Concluzie:
Securitatea datelor în Google Drive depinde în mare măsură de tine. Urmând aceste sfaturi simple, poți reduce semnificativ riscul de scurgeri accidentale de informații.
Nu uita: o abordare proactivă și verificările regulate sunt cheia pentru a-ți păstra datele în siguranță.