Este compania ta pregătită pentru GDPR?
Asigurarea conformității poate părea o sarcină descurajantă, dar cu o abordare structurată și practică, organizațiile de toate dimensiunile pot naviga eficient prin cerințe. Acest articol, te va ghida prin fazele esențiale pentru a-ți pregăti compania pentru GDPR.
Se aplică GDPR în cazul tău? (Faza 1)
Primul pas crucial este de a determina dacă GDPR se aplică organizației tale. Nu presupune că faptul că ai sediul în afara UE te scutește. Conform GDPR, dacă oferi servicii rezidenților UE (cetățeni și rezidenți permanenți) sau le monitorizezi comportamentul, probabil că te afli sub jurisdicția sa.
Pentru a evalua practic aplicabilitatea, întreabă-te:
- Oferi servicii rezidenților UE? Aceasta include clienți și cursanți din UE.
- Monitorizezi comportamentul rezidenților UE? Aceasta poate include analiza site-ului web care urmărește activitatea utilizatorilor și participarea la cursuri.
Analizează mai detaliat produsele și serviciile oferite în UE, inclusiv portalurile online. Investighează utilizarea instrumentelor de analiză a site-ului web care urmăresc comportamentul utilizatorilor din UE și orice eforturi de marketing țintite către aceștia. Examinează datele clienților, datele site-ului web (cum ar fi adresele IP și cookie-urile) și orice date personale ale angajaților cu sediul în UE. Caută indicatori care arată că vizezi rezidenți UE, cum ar fi utilizarea limbilor sau valutelor UE.
În mod crucial, documentează cazurile specifice în care sunt prelucrate date personale ale UE. Acesta formează baza raportului tău de evaluare a aplicabilității, detaliind de ce GDPR se aplică companiei tale și ce tipuri de informații menții.
Asigurarea aprobării managementului și a resurselor (Faza 2)
Implementarea GDPR necesită angajament și resurse. Pentru a asigura aprobarea managementului, pregătește o prezentare convingătoare care să evidențieze:
- Importanța conformității GDPR.
- Riscurile potențiale ale neconformității, inclusiv amenzi semnificative (până la 4% din cifra de afaceri totală sau 20 de milioane de euro, oricare dintre acestea este mai mare) și daune reputaționale. Folosește exemple reale de încălcări GDPR pentru a ilustra aceste riscuri.
- Beneficiile conformității GDPR, cum ar fi construirea încrederii și obținerea unui avantaj competitiv.
- Resursele necesare, inclusiv personal (eventual un Responsabil cu Protecția Datelor sau un ofițer de conformitate), buget și timp.
Propune formarea unei echipe dedicate conformității GDPR. Documentează diapozitivele prezentării tale, deciziile luate și aprobările semnate pentru a te asigura că ai o evidență a angajamentului managementului .
Cartografierea activităților tale de prelucrare a datelor (Faza 3)
Odată cu aprobarea managementului, următoarea fază orientată spre acțiune este cartografierea datelor. Aceasta implică crearea unui inventar cuprinzător al tuturor datelor personale pe care le gestionează compania ta.
Pași practici pentru cartografierea datelor includ:
- Crearea unui tabel de inventariere a datelor. Acesta ar trebui să includă detalii precum tipurile de date, persoanele vizate, sursa datelor, scopul prelucrării și temeiul juridic al prelucrării.
- Consultarea cu fiecare departament, deoarece fiecare gestionează date personale. Asigură-te că toate sursele de date sunt luate în considerare și actualizează inventarul în mod regulat.
- Documentarea locului unde sunt stocate datele personale, începând cu echipa ta tehnică pentru a înțelege sistemele implicate.
Documentarea fluxului de date, arătând cum sunt transferate datele între sisteme și terțe părți. Utilizează diagrame de flux de date cu marcaje clare pentru transferurile transfrontaliere de date, în special în afara țării tale către UE.
Utilizarea instrumentelor de descoperire a datelor, dacă sunt disponibile, sau bazarea pe tabele pentru catalogarea datelor.
Livrabilele cheie ale acestei faze sunt tabele de inventariere a datelor, diagrame de flux de date și un raport cuprinzător de cartografiere a datelor care evidențiază zonele potențiale de risc.
Pași ulteriori către conformitatea GDPR
În timp ce evaluarea aplicabilității, asigurarea aprobării și cartografierea datelor sunt fundamentale, conformitatea GDPR este un proces continuu care implică mai multe faze critice după cum urmează:
Evaluarea diferențelor (Faza 4):
Identifică discrepanțele dintre practicile tale actuale și cerințele GDPR utilizând o listă de verificare a conformității.
Elaborarea unui plan de acțiune (Faza 5):
Conturează pașii, responsabilitățile și termenele pentru a aborda diferențele identificate. Prioritizează zonele cu risc ridicat.
Actualizarea politicilor și procedurilor (Faza 6):
Elaborează și implementează politici conforme GDPR, inclusiv o notificare de confidențialitate, o politică de retenție a datelor și politici de protecție a datelor. Asigură-te că acestea sunt solide din punct de vedere juridic și ușor de înțeles.
Instruire și conștientizare (Faza 7):
Educă-ți personalul cu privire la principiile GDPR, politicile companiei, procedurile de manipulare a datelor și protocoalele de încălcare a datelor. Păstrează evidența instruirilor.
Revizuirea relațiilor cu terțe părți (Faza 8):
Evaluează conformitatea GDPR a părților externe care îți gestionează datele personale și asigură-te că sunt în vigoare acorduri adecvate de prelucrare a datelor.
Îmbunătățirea măsurilor tehnice și organizaționale de securitate (Faza 9):
Implementează controale pentru a proteja datele personale, cum ar fi accesul bazat pe roluri, criptarea și securitatea rețelei. Efectuează evaluări de risc și documentează măsurile de securitate.
Stabilirea procedurilor pentru drepturile persoanelor vizate (Faza 10):
Creează procese clare pentru gestionarea solicitărilor persoanelor vizate (acces, rectificare, ștergere etc.) și instruiește personalul cu privire la aceste proceduri.
Stabilirea unui plan de răspuns la încălcarea datelor (Faza 11):
Elaborează un plan pentru a recunoaște, atenua și raporta eficient încălcările de date în termen de 72 de ore. Formează o echipă de răspuns la incidente și efectuează exerciții.
Documentare și păstrare a înregistrărilor (Faza 12):
Colectează și stochează în siguranță toate documentele legate de GDPR ca dovadă a conformității.
Stabilirea conformității continue (Faza 13):
Configurează sisteme pentru monitorizare continuă, audituri regulate și revizuiri ale politicilor pentru a asigura o conformitate susținută.
Ca o concluzie
Obținerea conformității GDPR este o călătorie, nu o destinație. Urmând acești pași practici, începând cu înțelegerea aplicabilității, asigurarea sprijinului managementului și cartografierea diligentă a activităților tale de prelucrare a datelor, compania ta poate construi o bază solidă pentru pregătirea GDPR și poate cultiva încrederea clienților tăi din UE.
Amintește-ți că documentația amănunțită și angajamentul față de îmbunătățirea continuă sunt cheia succesului pe termen lung.
Iar dacă nu poți face asta, atunci noi suntem aici să vă ajutăm. Suntem doar la un email distanță: cosmin.dinu @ gmail.com